Versie 10/03/2025

Welkom bij MYEMEIS, een applicatie die communicatie en uitwisseling tussen familieleden, bewoners en de residentie faciliteert. Ons doel is om families in staat te stellen om eenvoudig nieuws te ontvangen en ook te kunnen delen, met hun dierbaren. Op deze manier blijven de families actief betrokken bij het leven van hun dierbaren in de residentie en kunnen zij eenvoudig communiceren met het zorgteam van de residentie.

Dit Privacybeleid is bedoeld om de gebruikers van de applicatie te informeren over de wijze waarop persoonsgegevens verzameld, verwerkt en beschermd worden.

EMEIS hecht veel belang aan de privacy van haar bewoners en hun families en wenst daarom nauwkeurige informatie te verstrekken over al haar verwerkingen. Dit

Privacybeleid is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR), Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016.

1. WIE VERZAMELT EN BEHEERT UW GEGEVENS?

EMEIS Belgium, met maatschappelijke zetel te Alsembergsesteenweg 1180, 1037 Brussel, België, met ondernemingsnummer 0887.690.451, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens, in overeenstemming met Artikel 24 en de daaropvolgende artikelen van de GDPR. Dit omvat onder andere de verwerking van gegevens voor:

Daarnaast werken wij samen met diverse dienstverleners die persoonsgegevens verwerken namens EMEIS Belgium, in de zin van artikel 28 van de GDPR zoals:

Daarnaast heeft Altra Health Ltd, de uitgever van het platform, gevestigd te 69 Marlborough Road, Donnybrook, D04X3C3, Ierland, de status van afzonderlijke Verwerkingsverantwoordelijke in overeenstemming met artikel 24 en verder van de GDPR en artikel 57 en verder van de gewijzigde Loi Informatique et Libertés (LIL), voor de verwerking met betrekking tot:

• Het beheer van klantondersteuning;
• Ticketbeheer.

Informatie over de verwerking van uw persoonlijke gegevens door Altra Health Ltd is beschikbaar via het privacybeleid, door op de volgende link te klikken:

​https://help.altra.ie/en/articles/5050699-data-protection-privacy-policy-for-altra-family

Wettelijke kennisgeving:

De verantwoordelijke voor de verwerking is, in de zin van de GDPR, is de partij die de middelen en doeleinden van de verwerking vaststelt. Wanneer twee of meer verwerkingsverantwoordelijken gezamenlijk de doeleinden en middelen van de verwerking bepalen, worden zij als gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken (of medeverwerkingsverantwoordelijken) genoemd.

De verwerker is een persoon die persoonsgegevens verwerkt namens de verwerking verantwoordelijke, en volgens diens instructies.

2. ENKELE DEFINITIES

De hieronder vermelde termen hebben de volgende betekenis in dit Privacybeleid:

“Platform”: de desktop software die toegankelijk is via de website https//:emeis.altra.ie of de mobiele applicatie die toegankelijk is via verschillende app stores op de markt, waarmee gebruikers kunnen communiceren met zijn naaste; (ii) kan delen met zijn naaste; (iii) een bezoek of een vergadering kan boeken; (iv) de activiteit van de residentie kan volgen; (v) zijn mening kan geven over de activiteiten van de residentie; (vi) kan diensten boeken bij de conciërgedienst.

“Algemene Gebruiksvoorwaarden” of “AGV” of “Contract”: verwijst naar de contractuele voorwaarden die van toepassing zijn op het gebruik van de Functies/applicatie door de Gebruiker.

“Gegevens” of “Persoonsgegevens”: gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals gedefinieerd in de GDPR.

“Diensten”: de Dienst of Diensten die beschikbaar worden gesteld aan Gebruikers. De Diensten omvatten in het bijzonder de dienst voor communicatie en het delen van nieuws tussen inwonende familie en woonplaats, evenals interacties tussen partijen in de toepassing.

“Algemene Verordening Gegevensbescherming” of “GDPR”: betekent Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46 EG.

“Verwerker”: betekent de natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, afdeling of andere instantie die Persoonsgegevens verwerkt namens en in overeenstemming met de instructies van in overeenstemming met artikel 4 (8) van de GDPR.

“Verwerking”: betekent alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon zoals gedefinieerd door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) in de context van de uitvoering van dit Privacybeleid.

“Gebruiker”: verwijst naar elke persoon die toegang heeft tot het Platform en profiteert van de aangeboden Diensten.

“Gebruikersaccount” verwijst naar de persoonlijke ruimte voor privégebruik van de Gebruiker, die hem in staat stelt de Diensten te gebruiken met behulp van zijn Identifiers.

“Applicatie” of “Mobiele Applicatie”: alle mobiele applicaties die deel uitmaken van de oplossing.

“Bedrijf”: het bedrijf EMEIS Belgium, gevestigd te 1037, Alsembergsesteenweg, 1180 Brussel.

“Technologiepartner”: het technologisch dienstverlenend bedrijf dat verantwoordelijk is voor de ontwikkeling en het onderhoud van de Applicatie, Altra Health Limited 69 Marlborough Road, Donnybrook, D04X3C3, Ierland.

3. DOELEINDEN EN RECHTSGRONDSLAGEN VAN DE UITGEVOERDE VERWERKING

EMEIS Belgium verzamelt alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de expliciete doeleinden hieronder beschreven:

a) Beheer van de registratie van gebruikersaccounts:

Om meer te weten te komen

Details van de verwerking:

· Registratie van Platform Gebruikersaccounts;

· Beheer van uitnodigingen verstuurd naar familie en vrienden van bewoners;

· Beheer van Gebruikersaccounts;

· Beheer van verzoeken om Gebruikersaccounts te verwijderen.

Wettelijke basis:

· Uitvoering van een contract of uitvoering van precontractuele maatregelen.

b) Het beheren van de levering van de Diensten die via het Platform worden aangeboden

Voor meer informatie

Details van de verwerking:

· De dienst voor het delen van inhoud (berichten, foto's, video's, spraaknotities);

· De dienst voor het online boeken van afspraken voor bezoeken of ontmoetingen met de residentie;

· De dienst voor het boeken van conciërgediensten of bestellingen;

· De dienst voor het monitoren van de roosters van bewoners;

· Online registratie voor familie-evenementen.

Rechtsgrondslag:

· Uitvoering van een contract of uitvoering van precontractuele maatregelen

· Toestemming van de Gebruiker, indien vereist

c) Beheer van de productie van gepersonaliseerde nieuwsbrieven

Verwerkingsdetails:

· Productie van gepersonaliseerde nieuwsbrieven

Rechtsgrondslag:

· Uitvoering van een contract of uitvoering van precontractuele maatregelen

· Toestemming van de betrokkene

d) Beheer van Gebruikersmeningen

Om meer te weten te komen

Details van de verwerking: deze verwerking omvat alle handelingen met betrekking tot het uitvoeren van tevredenheidsenquêtes over de diensten van EMEIS Belgium en hun mogelijke ontwikkeling, het verzamelen van getuigenissen van Gebruikers over de aangeboden activiteiten in de residentie, de zorg die aan de bewoners wordt verleend en de analyse van het tevredenheidscijfer van Gebruikers, enz…

Beheer van de meningen van de Gebruikers

Wettelijke basis:

· Ons legitieme belang om meningen te verzamelen ter verbetering van de Diensten die via het Platform worden aangeboden;

· Toestemming van de Gebruiker, indien vereist.

4. GEGEVENS DIE WORDEN VERZAMELD

De verplichte of facultatieve aard van de verzamelde persoonsgegevens, evenals de mogelijke gevolgen van het niet beantwoorden, worden duidelijk aangegeven tijdens de verschillende contacten met de betrokkenen.

Hieronder vindt u de details van de persoonsgegevens die wij mogelijk over u verwerken.

Details van de verwerkte gegevens

NB: De gedetailleerde informatie hieronder is niet uitputtend en dient primair ter informatie van de Gebruikers over de categorieën gegevens die EMEIS Belgium mogelijk verwerkt.

VOOR HET AANMAKEN EN BEHEREN VAN GEBRUIKERSACCOUNTS:

· Voor het aanmaken en verwijderen van Gebruikersaccounts

Gebruikers of familieleden van de bewoner:

· Achternaam, Voornaam,

· Relatie tot de bewoner;

· E-mailadres;

· Inloggegevens;

Bewoner:

· Achternaam, Voornaam;

· Geboortedatum;

· Locatie (Naam van de woning, eenheid, datum van aankomst en vertrek).

VOOR HET BEHEER EN DE LEVERING VAN DE AANGEBODEN DIENSTEN:

Voor de dienst voor het delen van inhoud en de productie van gepersonaliseerde nieuwsbrieven:

· De naam, voornaam, profielfoto (optioneel) van de Gebruiker;

· Inhoud gedeeld op het profiel van de bewoner (berichten, foto's, video's, spraaknotities);

· Verbindingslogs van het platform.

Voor de onlineafspraakboekingsservice voor een bezoek of ontmoeting met de residentie:

· Naam, voornaam, profielfoto (optioneel) van de Gebruiker;

· Naam en voornaam van de betreffende bewoner;

· Datum en plaats van de gewenste afspraak.

De conciërgedienst voor het boeken van diensten of het plaatsen van bestellingen:

· Naam, voornaam, profielfoto (optioneel);

· Naam en voornaam van de betrokken bewoner;

· Gegevens met betrekking tot de geboekte of bestelde diensten.

De dienst voor het volgen van de agenda van de bewoner:

· Naam, voornaam, profielfoto (optioneel) van de Gebruiker;

· Naam en voornaam van de betrokken bewoner;

· De activiteiten die door de betrokken bewoner worden gevolgd.

Online registratiedienst voor familiefeesten

· Naam, voornaam, profielfoto (optioneel) van de Gebruiker;

· Naam en voornaam van de betrokken bewoner.

VOOR HET BEHEREN VAN GEBRUIKERSBEOORDELINGEN:

Beheer van beoordelingen die zijn achtergelaten op het Platform:

· Achternaam, Voornaam ;

· Profielfoto ;

· De identiteit van het gezinslid dat bij EMEIS Belgium verblijft;

· De mening of opmerkingen achtergelaten op het Platform.

VOOR DE GOEDE WERKING EN VOORTDURENDE VERBETERING VAN HET PLATFORM:

· Verbindings- en gebruiksgegevens van het Platform (datum en tijd van bezoek aan de Site of gebruik van de Service, sessie-ID),

· Computerapparatuur die wordt gebruikt om te browsen,

· IP-adres

Deze gegevens worden verzameld via cookies en andere tracers die beschikbaar zijn op de website van het Platform.

5. NAAR WIE STUREN WIJ UW GEGEVENS?

De persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met:

· Dienstverleners die verantwoordelijk zijn voor het beheer, de hosting en de ontwikkeling van het Platform en het IT-systeem;

· Indien van toepassing, de relevante rechtbanken en politieautoriteiten in geval van een gerechtelijk bevel.

Uw gegevens zullen niet worden gecommuniceerd, uitgewisseld, verkocht of verhuurd aan anderen dan de hierboven genoemden.

6. BEWAARTERMIJN VAN GEGEVENS

EMEIS Belgium verbindt zich ertoe de verzamelde gegevens niet langer te bewaren dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

Voor meer informatie

Registratie en beheer van Gebruikersaccounts:

De gegevens worden bewaard in een actieve database gedurende de periode van de accountregistratie en het gebruik van het Platform. In het geval van verwijdering van het Gebruikersaccount, worden de gegevens gedurende vijf (5) jaar gearchiveerd in een afzonderlijke database voor bewijskrachtige doeleinden, waarna ze definitief worden verwijderd.

Het beheren van de levering van de Diensten die via het Platform worden aangeboden:

De gegevens worden in een actieve database bewaard voor de gehele duur van het gebruik van de Diensten, waarna ze vijf (5) jaar worden gearchiveerd in een afzonderlijke database voor bewijsdoeleinden.

Beheer van meldingen achtergelaten op het Platform:

De gegevens worden bewaard in een actieve database voor de gehele duur van het gebruik van het Gebruikersaccount, daarna gearchiveerd in een afzonderlijke database gedurende 5 jaar, waarna ze definitief worden verwijderd.

7. UW RECHTEN

In overeenstemming met de GDPR heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

· Recht op toegang tot uw persoonsgegevens (artikel 15 GDPR), alsmede het recht op rectificatie (artikel 16 GDPR), bijwerking en aanvulling van uw gegevens;

· Recht op het wissen van uw persoonsgegevens (artikel 17 GDPR), indien deze onjuist, onvolledig, dubbelzinnig, verouderd zijn, of wanneer het verzamelen, gebruiken, communiceren of opslaan ervan verboden is;

· Recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken (artikel 7, lid 3 GDPR);

· Recht om de verwerking van uw gegevens te beperken (artikel 18 GDPR);

· Recht op overdraagbaarheid van de gegevens die u aan ons heeft verstrekt, wanneer deze onderworpen zijn aan geautomatiseerde verwerking op basis van uw toestemming of een contract (artikel 20 GDPR);

· Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (artikel 21 GDPR);

· Recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (artikel 77 GDPR).

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met de afdeling Bescherming Persoonsgegevens per post op het volgende adres: EMEIS Belgium, ter attentie van de DPO, Alsembergsesteenweg 1037, 1180 Brussel, of per e-mail naar: [email protected]

Om meer te weten te komen over uw rechten, kunt u ook de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit raadplegen op het volgende adres: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

8. OVERDRACHT VAN GEGEVENS BUITEN DE EU

EMEIS Belgium verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen buiten de EU.

De persoonsgegevens die via het Platform worden verwerkt, worden in België gehost door onze serviceprovider Amazon AWS.

9. BEVEILIGING

EMEIS Belgium, Altra Health Ltd en hun eventuele onderaannemers verbinden zich ertoe om alle noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen te treffen om de veiligheid van de verwerking van persoonsgegevens en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen, in overeenstemming met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

In dit kader neemt EMEIS Belgium de nodige voorzorgsmaatregelen, rekening houdend met de aard van uw gegevens en de risico's die gepaard gaan met onze verwerkingsactiviteiten, om de integriteit en veiligheid van uw gegevens te waarborgen. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, maatregelen om te voorkomen dat gegevens worden gewijzigd, beschadigd of toegankelijk worden voor onbevoegde derden. EMEIS Belgium en haar partners hebben gedetailleerd beschreven welke technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen zijn getroffen om de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen. (Gebruikers worden geregistreerd met behulp van een login/wachtwoordpaar dat in de database wordt gecodeerd, autorisatieprofielen worden in de applicatie gedefinieerd. Streamcodering (Cloudflare) en databasecodering op Amazon S3-servers. 256-bits coderingsstandaard (AES-256). Elke actie op het platform wordt bijgehouden met het IP-adres en de account van de gebruiker, en back-ups worden gemaakt: een volledige back-up elke dag, logs elk uur. De back-up.

10. BIJWERKING VAN ONS PRIVACYBELEID

Dit Privacybeleid kan periodiek worden aangepast om te voldoen aan wet- en regelgeving. De meest recente versie is altijd beschikbaar op het platform.