WAT HET IS
Een groepsgebruiker kan nu een roltype hebben, net als medewerkers en managers. Met een personeelstype ontvangt de groepsgebruiker de workflowacties van die rol op elke vestiging waartoe hij toegang heeft.
Vóór deze wijziging hadden groepsgebruikers geen enkel roltype. Ze konden workflowacties openen om toezicht te houden, maar er werd hun nooit een actie toegewezen.
Elke groepsgebruiker heeft nu een van deze twee instellingen nodig:
Instelling | Voor wie | Wat ze krijgen |
Roltype | Een persoon die daadwerkelijk werk verricht op de vestigingen, bijvoorbeeld een Regionaal Kwaliteitsmanager | De workflowacties van haar roltype, op elke vestiging waartoe ze toegang heeft |
HQ-gebruiker + Functietitel | Het hoofdkantoorpersoneel (HQ) dat alleen toezicht houdt | Geen workflowacties op basis van rol. Behoudt een vrije-tekst functietitel, zoals voorheen |
WIE DIT KAN INSTELLEN
Het roltype wordt door iemand anders ingesteld, nooit door de groepsgebruiker zelf.
Wie | Waar |
Een groepsgebruiker met het recht Andere groepsgebruikers beheren | Menu Groepsgebruikers → Nieuwe groepsgebruiker toevoegen, of Profiel bekijken → Gebruiker bewerken |
Het Altra-team | Admin › Groepsgebruikers |
Iedereen die het gebruikerstype kan wijzigen | Gebruikerstype wijzigen, wanneer een manager of medewerker een groepsgebruiker wordt |
Een groepsgebruiker kan zijn eigen roltype niet wijzigen. Op Mijn profiel kan hij het bekijken, maar het veld is grijs weergegeven.
EEN PERSONEELSTYPE INSTELLEN
U kiest een roltype per taal van de groep. Een Franstalige vestiging gebruikt Franse roltypes (bijvoorbeeld Infirmière), een Engelstalige vestiging gebruikt de Engelse equivalenten (bijvoorbeeld Nurse).
Open het menu Groepsgebruikers.
Klik op Nieuwe groepsgebruiker toevoegen. Om een bestaande gebruiker te bewerken, klikt u op Profiel bekijken, en vervolgens op Gebruiker bewerken.
Vink onder Toegestane vestigingen de vestigingen aan waartoe deze gebruiker toegang heeft.
Kies in het kader Roltype een optie:
Roltype — laat HQ-gebruiker uitgevinkt. Kies een roltype op elke taalregel. Onder elke regel geeft van toepassing op: de vestigingen van die taal aan.
HQ-gebruiker — vink HQ-gebruiker aan. De taalregels verdwijnen. Voer de Functietitel in (verplicht).
Sla het formulier op.
Goed om te weten:
Eén regel is verplicht. Deze is gemarkeerd met een rode *. Dit is altijd de eerste regel: de hoofdtaal van de groep (Engels als een van haar vestigingen Engels gebruikt).
De overige regels zijn optioneel, maar lees de waarschuwing. Een lege regel toont: Geen roltype voor Frans: deze gebruiker wordt op … geen enkele workflowactie toegewezen (met de namen van de vestigingen).
Altra vult de regels voor u in. Wanneer u een type kiest, krijgen de andere lege regels die datzelfde type aanbieden het ook.
De regels volgen de Toegestane vestigingen. Een taalregel verschijnt alleen zolang een van haar vestigingen is aangevinkt. Als u alle vestigingen van die taal uitvinkt, wordt het roltype voor die taal bij het opslaan verwijderd.
Het formulier slaat precies op wat het toont. Opslaan als HQ-gebruiker: de roltypes worden verwijderd. Opslaan zonder HQ-gebruiker: de functietitel wordt verwijderd.
WANNEER HET GEBRUIKERSTYPE VERANDERT
Manager of medewerker → groepsgebruiker — het formulier Gebruikerstype wijzigen vraagt om HQ-gebruiker of een roltype, net als het formulier voor groepsgebruikers. Het vult het huidige roltype van de persoon vooraf in.
Groepsgebruiker → manager of medewerker — de HQ-status, de functietitel en de groeps-personeelstypes worden verwijderd. Het personeelsformulier vult het roltype vooraf in voor de taal van de gekozen vestiging.
WAT ER VERANDERT IN DE WORKFLOWS
Een groepsgebruiker met een roltype wordt op elke vestiging waartoe hij toegang heeft, behandeld als een medewerker van dat type.
Wanneer krijgt een groepsgebruiker een actie?
Wanneer een workflow start, wordt de groepsgebruiker alleen aan een actie toegewezen als aan al deze voorwaarden is voldaan:
Hij is geen HQ-gebruiker.
De vestiging behoort tot zijn groep en is aangevinkt in zijn Toegestane vestigingen.
Op de vestiging is Familie en workflows ingeschakeld.
Hij heeft een roltype voor de taal van die vestiging.
De actie vraagt om dat roltype, als ontvanger of als verantwoordelijke.
Hij ontvangt de actie dan zoals het personeel: ze verschijnt onder Aan mij toegewezen, ze telt mee in zijn takenbadge, en hij ontvangt de e-mail (als zijn meldingen zijn ingeschakeld, zie hieronder).
Overige regels
Acties voor “alle medewerkers/managers” — een actie zonder personeelstype wordt nooit aan groepsgebruikers toegewezen. Zij ontvangen alleen acties van hun eigen roltype.
Al lopende workflows — wanneer een groepsgebruiker een roltype krijgt, wordt er niets toegevoegd aan workflows die al zijn gestart. Geen e-mail, geen badge. Maar hij kan de bijbehorende acties wel bekijken en voltooien, zoals een nieuwe medewerker.
Acties op andere vestigingen — hij kan een actie op vestiging B openen en voltooien, zelfs als vestiging A is geselecteerd (vanuit Aan mij toegewezen of vanuit de e-mail).
Workflow-editor — een roltype dat alleen door groepsgebruikers wordt gedragen, staat in de lijsten met personeelstypes en activeert de waarschuwing “niemand heeft deze rol” niet. De Opnieuw toewijzen-selectors tonen ook de groepsgebruiker.
Verlies van een rol — wanneer u zijn personeelstype verwijdert, een vestiging uitvinkt of HQ-gebruiker aanvinkt, wordt hij verwijderd van de acties die hij dankzij die rol had gekregen.
Meldingen staan uit voor nieuwe groepsgebruikers
Een nieuwe groepsgebruiker start met alle e-mail- en pushmeldingen voor workflows uitgeschakeld. Om ze te ontvangen, opent de groepsgebruiker Mijn profiel terwijl een vestiging met workflows is geselecteerd, en schakelt hij de gewenste meldingen in (bijvoorbeeld Meld mij wanneer er een nieuwe actie aan mij is toegewezen). Bestaande groepsgebruikers behouden hun instellingen.
Lijst Manager › Managers
Een groepsgebruiker met een roltype verschijnt ook onder Manager › Managers van elke vestiging waartoe hij toegang heeft, met een grijs label Groep. Deze rij is alleen-lezen: managers kunnen haar vanuit dit scherm niet wijzigen of verwijderen. HQ-gebruikers, en groepsgebruikers zonder roltype voor de taal van die vestiging, staan er niet in.
WAT DE GROEPSGEBRUIKER ZIET
Mijn profiel (web) — een grijs weergegeven veld Roltype. Het toont elk type met zijn taal, bijvoorbeeld Nurse (EN), Infirmière (FR), of HQ-gebruiker. De groepsgebruiker kan het niet wijzigen. Hij kan nog steeds zijn telefoonnummer wijzigen.
Mobiele app — waar de app een roltype toont, is dit dat van de taal van de geselecteerde vestiging.
Lijst en profiel van groepsgebruikers (voor gebruikers die andere groepsgebruikers beheren) — een waarschuwingsbadge wanneer een taal geen personeelstype heeft.
Geel — sommige talen hebben geen roltype. De gebruiker ontvangt geen acties op die vestigingen.
Rood — helemaal geen roltype. De gebruiker ontvangt nergens workflowacties.
VEELGESTELDE VRAGEN
Wat gebeurt er met groepsgebruikers die vóór deze wijziging zijn aangemaakt?
Ze hebben geen enkel roltype en zijn geen HQ-gebruiker. Ze ontvangen dus geen enkele workflowactie, en de lijst met groepsgebruikers toont een rode waarschuwing. Er verandert niets zolang u ze niet bewerkt. De volgende keer dat u hun account opslaat, moet u een roltype kiezen of HQ-gebruiker aanvinken.
Een groepsgebruiker heeft geen actie ontvangen. Waarom?
Controleer de 5 punten van Wanneer krijgt een groepsgebruiker een actie? hierboven. De meest voorkomende redenen:
Het is een HQ-gebruiker.
De vestiging is niet aangevinkt in zijn Toegestane vestigingen.
Hij heeft geen roltype voor de taal van die vestiging (zoek naar de gele waarschuwing).
De actie heeft geen personeelstype (“alle medewerkers/managers”).
De workflow is gestart voordat hij het roltype kreeg. Hij kan de actie nog steeds bekijken en voltooien, maar ze is hem niet toegewezen.
Een groepsgebruiker ontvangt acties maar geen e-mail. Waarom?
Nieuwe groepsgebruikers starten met e-mails en pushmeldingen voor workflows uitgeschakeld. Vraag hun om deze in te schakelen in Mijn profiel.
Een groepsgebruiker ontbreekt in Manager › Managers. Waarom?
Alleen groepsgebruikers met een roltype voor de taal van die vestiging staan erin. HQ-gebruikers en groepsgebruikers zonder toegang tot de vestiging staan er niet in.
Waarom kan ik een personeelstype niet verwijderen?
Een roltype dat door een medewerker, een manager of een groepsgebruiker wordt gedragen, kan niet worden verwijderd. Onder Admin › Personeelstypes is de knop Verwijderen ervan verborgen.
Een vestiging is van taal veranderd. Wat moet ik controleren?
Groepsgebruikers kunnen geen roltype hebben voor de nieuwe taal. Wanneer het Altra-team de vestiging opslaat, toont Altra een waarschuwing met het aantal betrokken groepsgebruikers. Bewerk deze gebruikers en vul de nieuwe taalregel in.
GERELATEERDE ARTIKELEN
Workflows: een inleiding
Een workflow aanmaken
Een workflow starten, voltooien en sluiten
Groepsworkflows: voor groepsbeheerders
Groepsworkflows: voor vestigingsmanagers