HOE EEN GROEPSWORKFLOW ERUITZIET
Groepsworkflows verschijnen in uw gewone lijst WORKFLOWS met een badge GROEP en een versielabel, bijvoorbeeld V1. U kunt ze Bewerken, Starten en Dupliceren, maar u kunt ze niet verwijderen of archiveren: alleen de groep kan er een archiveren.
Wanneer u er een opent, toont de koptekst BEHEERD DOOR UW GROEP · V1, met een legenda die de betekenis van elke badge uitlegt. Knoppen bovenaan laten u de workflow Starten, Dupliceren naar lokale workflow of de Groepsdocumenten openen.
EEN VELD AANPASSEN
Op elke actie kunt u de Titel, de Beschrijving (bij acties van het type E-mail is dit de tekst van de automatisch verzonden e-mail), de Toegewezen personen, de Verantwoordelijke persoon (wanneer het actietype daarin voorziet) en de Bijlagen wijzigen.
De eerste keer dat u een veld wijzigt, waarschuwt Altra u: Dit veld ontvangt geen groepsupdates meer totdat u het terugzet naar de groepswaarde. Klik op Doorgaan om verder te gaan. Eenmaal opgeslagen toont het veld een badge met uw naam en de datum:
Groepswaarde: komt van de groep. U heeft het niet gewijzigd.
Aangepast: u heeft het gewijzigd, en het blijft behouden zelfs wanneer de groep een nieuwe versie publiceert.
Aangepast — groepsversie is gewijzigd: u heeft het gewijzigd, en daarna heeft de groep hetzelfde veld gewijzigd. Uw waarde en de huidige groepsversie worden naast elkaar getoond: houd de uwe aan, of klik op Terugzetten naar groepswaarde.
Het wijzigen van toegewezen personen of bijlagen vervangt de lijst van de groep voor deze actie; het wordt er niet aan toegevoegd.
WAT U NIET KUNT WIJZIGEN
De structuur behoort toe aan de groep. U kunt geen acties toevoegen, verwijderen of verplaatsen, en evenmin de secties, actietypes, data, vragenlijsten of items uit de Contentbibliotheek wijzigen. Deze velden tonen een hangslotpictogram en Beheerd door uw groep.
WANNEER DE GROEP EEN NIEUWE VERSIE PUBLICEERT
Velden die u niet heeft aangepast, nemen automatisch de nieuwe groepswaarde over.
Velden die u heeft aangepast, behouden uw waarde. Als de groep dit veld ook heeft gewijzigd, verandert de badge in Aangepast — groepsversie is gewijzigd.
Als de groep een actie verwijdert die u had aangepast, wordt die aanpassing gearchiveerd.
Workflows die al voor bewoners lopen, worden nooit beïnvloed. In het tabblad ACTIEF toont elke workflow van welke versie hij is gestart, bijvoorbeeld gestart vanaf v2.
Na elke publicatie die uw vestiging bereikt, ontvangt u een e-mail met de oude en nieuwe versie, het aantal toegevoegde, gewijzigde of verwijderde acties, en het aantal van uw aanpassingen dat nu afwijkt van de groepsversie.
DUPLICEREN NAAR LOKALE WORKFLOW
Klik op Dupliceren naar lokale workflow om een volledig onafhankelijke kopie te maken, genaamd <naam> (Kopie). Uw aanpassingen worden gewone waarden en de documenten van de sloten worden gewone bestanden, zodat u alles kunt wijzigen. De kopie ontvangt geen groepsupdates meer en verschijnt niet in de groepsrapporten.
GROEPSDOCUMENTEN
Het tabblad GROEPSDOCUMENTEN toont elk documentslot dat een groepsworkflow van uw vestiging nodig heeft, en welke workflows het nodig hebben. Elk slot bevindt zich in een van de volgende drie toestanden:
Gekoppeld: uw vestiging heeft haar eigen bestand geüpload. U kunt het vervangen of verwijderen.
Gebruikt het standaardbestand van de groep: u heeft geen eigen bestand, dus wordt dat van de groep gebruikt. Upload het uwe om dat in plaats daarvan te gebruiken.
Ontbrekend: er is geen enkel bestand, dus kunnen workflows die het nodig hebben niet starten. Klik op Uploaden.
Eén upload dekt alle workflows die dit slot gebruiken. Als u een bestand verwijdert en de groep geen standaardbestand heeft, geeft de pagina aan welke workflows niet meer kunnen starten.
DOCUMENT ONTBREEKT — STARTEN NIET MOGELIJK
Als een workflow een document nodig heeft dat uw vestiging niet heeft aangeleverd:
Toont de rij in het tabblad WORKFLOWS Document ontbreekt — starten niet mogelijk, met een link Aanleveren.
Toont de workflowpagina een rode banner die verwijst naar de Groepsdocumenten.
Toont een klik op Starten de ontbrekende documenten en de acties die ze nodig hebben, en start er niets.
Upload het bestand in het tabblad GROEPSDOCUMENTEN en start de workflow daarna opnieuw. U ontvangt ook een e-mail zodra een document ontbreekt, met de workflows die het nodig hebben.
VEELGESTELDE VRAGEN
Waarom kan ik deze workflow niet starten? Ofwel is deze nog niet gepubliceerd (controleer WORKFLOWS > Niet gepubliceerd), ofwel is het een groepsworkflow waarvoor een document ontbreekt. Klik op Aanleveren en upload het bestand.
De groep heeft een nieuwe versie gepubliceerd, maar mijn vestiging toont nog steeds een oude beschrijving. Waarom? Iemand van uw vestiging heeft dit veld aangepast, en aangepaste velden behouden hun waarde. Zoek naar Aangepast — groepsversie is gewijzigd en klik op Terugzetten naar groepswaarde als u de nieuwe tekst wilt.
Waarom is er geen knop Verwijderen op een groepsworkflow? Alleen de groep kan een groepsworkflow archiveren. Als u volledige controle nodig heeft, gebruik dan Dupliceren naar lokale workflow.
Tips.
Controleer voordat u een groepsworkflow start of er bestanden ontbreken onder GROEPSDOCUMENTEN.
GERELATEERDE ARTIKELEN
Workflows: een inleiding
Een workflow aanmaken
Een workflow starten, voltooien en sluiten
Groepsworkflows: voor groepsbeheerders
Een personeelstype toekennen aan een groepsgebruiker (HQ)