Een groepsworkflow wordt eenmalig door de groep aangemaakt en gedeeld met de vestigingen van uw keuze. Deze wordt gepubliceerd als genummerde versies (v1, v2, v3…). Bij elke publicatie gaan de gerichte vestigingen over naar de nieuwe versie, maar elke vestiging behoudt daarbovenop haar eigen kleine wijzigingen, haar aanpassingen. Een nieuwe publicatie verwijdert deze nooit.
WAAR U HET VINDT
Open Groepsworkflows in het groepsportaal. Het bestaat uit zes tabbladen:
Gepubliceerd: de workflows die vestigingen kunnen gebruiken.
Niet gepubliceerd: nooit gepubliceerd, of bij alle vestigingen ingetrokken.
Gearchiveerd: gearchiveerde workflows. Vestigingen zien ze niet meer.
Workflowinstellingen: schakel workflows in of uit voor vestigingen.
Groepsdocumenten: maak documentsloten aan en beheer ze.
Audit: een logboek van elke wijziging: wie deze heeft gemaakt, wanneer, en wat er is veranderd.
EEN WORKFLOW BEWERKEN
Open een workflow en bewerk deze zoals gebruikelijk. Uw wijzigingen zijn een concept: vestigingen zien ze pas na publicatie, en de lijst toont een label Niet-gepubliceerde wijzigingen. In de tussentijd blijven vestigingen de laatst gepubliceerde versie gebruiken.
EEN NIEUWE VERSIE PUBLICEREN
Klik op Publiceren bij de workflow in de lijst, of op Opslaan en publiceren in de editor.
Kies de vestigingen of clusters die deze moeten ontvangen, en klik vervolgens op Publiceren.
Bekijk de voorvertoning, die precies toont wat deze publicatie zal wijzigen.
Klik op Publicatie bevestigen, of op Terug om uw selectie te wijzigen.
Wat de voorvertoning toont:
Het nummer van de nieuwe versie en het aantal vestigingen dat deze ontvangt, bijvoorbeeld Versie 3 publiceren op 12 vestiging(en).
Het aantal acties dat is Toegevoegd, Gewijzigd, Verwijderd of Verplaatst.
Nieuwe vestigingen: de vestigingen die deze workflow voor het eerst ontvangen.
Aanpassingen van vestigingen die hun lokale waarde behouden: velden die zowel door de vestiging als door de groep zijn gewijzigd. De waarde van de vestiging heeft voorrang, en de vestiging wordt geïnformeerd dat de versie van de groep is gewijzigd.
Aanpassingen die worden gearchiveerd: aanpassingen op acties die u heeft verwijderd.
Verplichte velden die nog leeg zijn: u kunt niet publiceren zolang deze niet zijn ingevuld.
Documenten verschijnen nooit in de voorvertoning. Elke vestiging beheert haar eigen ontbrekende documenten zelf. Als er sinds de laatste publicatie niets is veranderd, geeft de voorvertoning dit aan.
HET PUBLICATIERAPPORT
Na uw bevestiging opent Altra het Publicatierapport en publiceert op de achtergrond, één vestiging per keer. De pagina vernieuwt zichzelf automatisch.
Publicatie bezig…: nog in uitvoering.
Gepubliceerd op alle vestigingen: voltooid. Elke vestiging staat vermeld met haar versie, en nieuwe vestigingen zijn aangeduid.
N vestiging(en) mislukt: sommige vestigingen hebben de update niet ontvangen. Klik op Mislukte vestigingen opnieuw proberen; de overige vestigingen worden niet beïnvloed. Een vestiging staat altijd volledig op de oude versie of volledig op de nieuwe, nooit ertussenin.
Het rapport vermeldt ook de aanpassingen die door deze publicatie zijn gearchiveerd. In de lijst toont een workflow met mislukkingen een rood label N vestiging(en) mislukt dat naar het rapport verwijst. Zodra alles is geslaagd, wordt dit een grijze link naar het rapport.
DE VESTIGINGENPAGINA
Klik op het label N vestiging(en) van een gepubliceerde workflow om voor elke vestiging te zien:
De versie die zij gebruikt.
Haar status: Actief, Niet gepubliceerd (u heeft deze hier stopgezet), Wacht op volgende publicatie (gericht, maar nog niet ontvangen) of Niet meer gericht (uit uw selectie verwijderd, maar gebruikt nog steeds haar huidige versie).
Het aantal aanpassingen dat zij heeft gemaakt en het aantal lopende workflows.
Vanaf deze pagina kunt u een vestiging Depubliceren: er kan daar geen nieuwe workflow meer starten, lopende workflows worden normaal afgerond en haar aanpassingen blijven bewaard. Opnieuw publiceren geeft haar de workflow terug met de laatste versie en haar aanpassingen hersteld.
Een vestiging uit uw selectie verwijderen, neemt haar de workflow niet af; gebruik daarvoor Depubliceren. Wanneer u publiceert op een cluster, ontvangt een vestiging die zich later aansluit de workflow pas bij uw volgende publicatie.
AANPASSINGEN BEKIJKEN EN HERSTELLEN
Een workflow met lokale wijzigingen toont een label N aanpassing(en). Klik erop om het rapport Aanpassingen te openen:
Elke rij toont de actie, het type ervan, het gewijzigde veld en het aantal vestigingen dat het heeft gewijzigd.
Acties van het type E-mail dragen de vermelding automatisch verzonden e-mail. Een wijziging hier bereikt de naasten: bekijk deze zorgvuldig.
Klik op N vestiging(en) op een rij om de waarde van elke vestiging te zien, wie deze heeft gewijzigd en wanneer.
Exporteren als CSV downloadt het rapport.
Een toegewezen rol die niet meer bestaat, wordt getoond als ongeldige rol. De waarde van de groep geldt totdat de vestiging dit corrigeert.
Om een veld overal naar de waarde van de groep terug te forceren, klikt u op Herstellen bij de N vestiging(en) en typt u RESET ter bevestiging. Dit verwijdert de aanpassingen van dat veld op alle vestigingen en stuurt een e-mail naar hun managers. Er bestaat geen knop om een hele workflow te herstellen; dat is met opzet zo.
DOCUMENTSLOTS
Een documentslot is een benoemde plaats voor een bestand dat elke vestiging zelf aanlevert, bijvoorbeeld Ontruimingsplan van de vestiging of Welkomstboekje. Beheer de documentsloten in het tabblad Groepsdocumenten:
Klik op Slot aanmaken, geef het een naam (uniek binnen uw groep) en upload desgewenst een standaardbestand.
Vestigingen die geen eigen bestand hebben geüpload, gebruiken het standaardbestand. Zonder standaardbestand moet een vestiging een bestand uploaden voordat zij de workflow kan starten.
Elke slotkaart toont een dekkingsbalk: hoeveel vestigingen gekoppeld zijn (een eigen bestand hebben), het standaardbestand gebruiken of geen bestand hebben. Vestigingen bekijken toont welke er geen hebben, en CSV downloadt de lijst.
Bewerken hernoemt het slot, of uploadt, vervangt of verwijdert het standaardbestand. Hernoemen verbreekt nooit de bestanden die vestigingen al hebben geüpload.
Archiveren verbergt het slot voor alle vestigingen, maar alleen wanneer geen enkele gepubliceerde workflow het nog gebruikt. Verwijder het eerst uit de workflow en publiceer vervolgens.
Als u een standaardbestand verwijdert, kunnen vestigingen zonder eigen bestand geen workflows meer starten die dit slot gebruiken, en hun managers ontvangen een e-mail.
BIJLAGEN IN ACTIES
In de editor hebben acties van het type Tekst, Evenement en Document om in te vullen een blok Bijlage met drie keuzes:
Geen: geen bijlage.
Vast bestand: hetzelfde bestand voor alle vestigingen. Een nieuwe upload vervangt het overal.
Documentslot: kies een slot, of maak er ter plekke een aan. Elke vestiging levert vervolgens haar eigen bestand aan.
Als vestigingen een vast bestand al door hun eigen bestand hebben vervangen, toont de editor een banner: N vestiging(en) hebben dit vaste bestand vervangen. Klik op Omzetten naar documentslot en kies een slot. Bij publicatie behoudt elk van deze vestigingen haar bestand, nu gekoppeld aan dit slot.
ARCHIVEREN OF DUPLICEREN
Archiveren verbergt de workflow voor alle vestigingen, zodat niemand deze kan starten. Lopende workflows worden normaal afgerond en hun geschiedenis blijft bewaard. U vindt hem terug onder Gearchiveerd. Alleen een workflow die nooit is gepubliceerd, kan worden verwijderd.
Dupliceren maakt een nieuw concept met dezelfde structuur. De doelen, aanpassingen en publicatiegeschiedenis worden niet gekopieerd.
AUDIT
Het tabblad Audit toont elke wijziging in uw groep: publicaties, bewerkingen, aanpassingen, herstelacties, wijzigingen aan sloten en documentuploads. Filter op workflow of gebruik de zoekfunctie. Elke vermelding toont wie de wijziging heeft gemaakt, wanneer, en de oude en nieuwe waarden.
VEELGESTELDE VRAGEN
Ik kan een documentslot niet archiveren. Minstens één gepubliceerde workflow gebruikt het nog, en de foutmelding geeft aan welke. Verwijder het slot uit die workflows, publiceer, en archiveer het vervolgens.
Een nieuwe vestiging is bij mijn cluster gekomen, maar heeft de workflow niet. Vestigingen sluiten zich pas aan bij de volgende publicatie. Open de workflow, klik op Publiceren en bevestig; de voorvertoning toont de nieuwe vestiging onder Nieuwe vestigingen.
Hoe activeer ik groepsworkflows? Altra activeert dit per groep en zet eerst de bestaande groepsworkflows om, zodat geen enkele lokale wijziging verloren gaat. Neem contact op met Altra-support om de overstap te plannen.
GERELATEERDE ARTIKELEN
Workflows: een inleiding
Een workflow aanmaken
Een workflow starten, voltooien en sluiten
Groepsworkflows: voor vestigingsmanagers
Een personeelstype toekennen aan een groepsgebruiker (HQ)