EEN WORKFLOW STARTEN
Klik op Workflow starten bovenaan de pagina, of op het afspeelicoon naast een gepubliceerde workflow.
Kies de workflow.
Kies de Status van de bewoner (Actief, Intake of Gearchiveerd) om de lijst met bewoners te filteren.
Kies een of meer Bewoners.
Voer de Startdatum in, bijvoorbeeld de opnamedatum van de bewoner.
Klik op Starten.
Altra opent de workflowpagina. Acties waarvan de triggerdatum is aangebroken, verschijnen onder IN AFWACHTING, en de toegewezen personen krijgen een melding. De overige blijven onder NIET GESTART totdat hun triggerdatum is bereikt.
Goed om te weten. Bij het starten van een workflow maakt Altra op dat moment een volledige kopie: de acties, eventuele groepsaanpassingen en de huidige documenten. Latere wijzigingen aan de sjabloon hebben hier nooit invloed op.
UW TAKEN VINDEN
In het tabblad ACTIEF toont elke lopende workflow de bewoner, de startdatum en de datum waarop deze is gestart. Waarschuwingen geven aan wat uw aandacht vereist, bijvoorbeeld Er zijn 3 achterstallige acties of Nog geen account aangemaakt: Naasten. Gebruik de filters Bewoner, Workflow, Startdatum van en Startdatum tot, en klik vervolgens op Filteren, of op Herstellen om alles te wissen.
Klik op het oogicoon om een workflow te openen.
DE WORKFLOWPAGINA
Bovenaan staan de naam van de workflow, de Bewoner, de Startdatum, de lanceerdatum, de Status en een voortgangsbalk.
Filters. Verfijn de lijst op Type actie, Toegewezen persoon (inclusief Niet toegewezen) of Rol. Kies bijvoorbeeld uw eigen naam onder Toegewezen persoon om alleen uw eigen taken te zien. Filters wissen herstelt ze.
Tabbladen.
IN AFWACHTING — gestarte acties die wachten om te worden uitgevoerd. Ze zijn gegroepeerd in Te laat (vervaldatum verstreken, rood gemarkeerd) en Op tijd.
NIET GESTART — acties waarvan de triggerdatum nog niet is bereikt.
VOLTOOID — afgeronde acties, met de Datum van voltooiing en de persoon die ze heeft voltooid (Voltooid door).
Klik op de pijl aan het einde van een rij om de details van een actie weer te geven of te verbergen.
EEN ACTIE VOLTOOIEN
Acties van het type Tekst, Evenement en vergelijkbare. Lees de beschrijving, voer de taak uit en klik vervolgens op het vinkicoon (Markeren als voltooid). De actie verschijnt meteen onder VOLTOOID en de voortgangsbalk wordt bijgewerkt.
Status van de bewoner wijzigen. De actie toont de huidige en de nieuwe status, bijvoorbeeld INTAKE → ACTIEF. Klik op Bevestigen en status wijzigen naar…. De status van de bewoner verandert en de actie wordt gemarkeerd als BEVESTIGD. Als de bewoner al deze status heeft, markeert de bevestiging de actie gewoon als voltooid.
Document om in te vullen. De details tonen elk Verwacht document. Verplichte documenten zijn aangeduid.
Sleep elk bestand naar het uploadvak, of klik op klik hier om te uploaden. De toegestane formaten zijn PDF, DOC, DOCX en JPG, elk tot 25 MB. Zodra alle verplichte documenten zijn geüpload, klikt u op het documenticoon (Indienen).
ACTIES VAN NAASTEN EN BEWONER
Acties die zijn toegewezen aan naasten of de bewoner verschijnen in dezelfde lijst, zodat medewerkers de voortgang kunnen volgen. Als de naaste nog geen Altra-account heeft, toont de actie Hoofdcontactpersoon: Niet toegewezen in het rood, en toont de workflow Let op! Nog geen account aangemaakt: Naasten. Zodra het account van de naaste is aangemaakt, klikt u op het persoonicoon (Toewijzen) bij de actie en kiest u deze persoon.
EEN ACTIE ONGEDAAN MAKEN
Klik in het tabblad VOLTOOID op de annuleerpijl (Markeren als niet voltooid). De actie keert terug naar IN AFWACHTING.
ACTIES OPNIEUW TOEWIJZEN
Eén actie. Klik op het persoonicoon (Opnieuw toewijzen), voeg personen toe of verwijder ze, en klik vervolgens op Opnieuw toewijzen.
Meerdere acties. Vink de selectievakjes aan de linkerkant aan en klik vervolgens op Groepstoewijzing.
EEN WORKFLOW SLUITEN
Wanneer alle acties zijn voltooid, wordt de workflow gearchiveerd met de status AFGEROND. Om deze vroegtijdig te stoppen:
Open de workflow en klik op Workflow sluiten, of klik op het kruisje ernaast in het tabblad ACTIEF.
Kies een Reden voor sluiting: Afgebroken, Offline afgehandeld of Overig – toelichten (en voer vervolgens de reden in).
Klik op Workflow sluiten.
De workflow verplaatst naar GEARCHIVEERD met het sluitingstype GESLOTEN. In het tabblad GEARCHIVEERD kunt u filteren op Bewoner, Workflow, Sluitingstype, Reden voor sluiting, startdatum en sluitingsdatum. Klik op het oogicoon om de volledige geschiedenis te bekijken.
VEELGESTELDE VRAGEN
Waarom is een actie Niet toegewezen? Ze is toegewezen aan een naaste die nog geen Altra-account heeft. Maak het account van de naaste aan of nodig deze uit, en gebruik vervolgens Toewijzen bij de actie.
Waarom is een actie te laat? De vervaldatum (triggerdatum plus herinneringsdagen) is verstreken en niemand heeft ze voltooid. Achterstallige acties verschijnen in het rood onder IN AFWACHTING en als waarschuwing in het tabblad ACTIEF.
Waarom kan ik deze workflow niet starten? Ofwel is deze nog niet gepubliceerd (controleer WORKFLOWS > Niet gepubliceerd), ofwel is het een groepsworkflow waarvoor een document ontbreekt. Klik op Aanleveren en upload het bestand.
Tips.
Bekijk het tabblad ACTIEF aan het begin van elke dienst om achterstallige acties op te sporen.
GERELATEERDE ARTIKELEN
Workflows: een inleiding
Een workflow aanmaken
Groepsworkflows: voor groepsbeheerders
Groepsworkflows: voor vestigingsmanagers
Een personeelstype toekennen aan een groepsgebruiker (HQ)