EEN WORKFLOW AANMAKEN
Klik op de pagina Workflows op + Workflow aanmaken.
Voer een workflownaam in, bijvoorbeeld Opname – lang verblijf.
Kies het type workflow: Bewoner of Algemeen.
Voeg secties en acties toe (zie hieronder).
Klik op Opslaan als concept of Opslaan en publiceren.
Uw werk wordt automatisch opgeslagen terwijl u bezig bent, en de balk onderaan toont wanneer het voor het laatst is opgeslagen.
SECTIES TOEVOEGEN
Klik op Sectie toevoegen, klik vervolgens op Naam van de sectie in de gekleurde balk en typ een naam. De balk toont hoeveel acties de sectie bevat. Gebruik de pijl om de sectie samen te vouwen of uit te klappen, het prullenbakicoon om ze te verwijderen, en de handgreep aan de linkerkant om ze in een andere volgorde te slepen. Alle secties samenvouwen en Alle acties uitklappen openen of sluiten alles in één keer.
ACTIES TOEVOEGEN
Klik op + Actie toevoegen binnen een sectie, of op Actie toevoegen in de balk onderaan. Elke actie heeft de volgende velden:
Titel van de actie — wat mensen zullen zien, bijvoorbeeld Welkomstbericht aan de familie.
Type actie — wat de actie doet (zie Soorten acties hieronder).
Ontvanger — wie de actie ontvangt: Managers/Medewerkers, Alle naasten, Hoofdcontactpersoon of Bewoner. U kunt er meerdere kiezen. Als u Managers/Medewerkers kiest, verschijnt een veld Personeelstype: kies de rol of rollen, bijvoorbeeld Adjunct-directeur of Animator. Iedereen met die rol op de vestiging ontvangt de actie.
Triggerdatum en Vóór / Na de startdatum — wanneer de actie start. Bijvoorbeeld, 2 en Dagen voor betekent twee dagen vóór de startdatum. 0 en Na betekent op de startdatum zelf.
Herinneringsdatum (dagen na de triggerdatum) — het aantal dagen dat de ontvanger heeft voordat de actie vervalt. De standaardwaarde is 3.
Klik op Opslaan onderaan de actie. Ze vouwt samen tot een kaart met het nummer, de titel, het tijdstip (bijvoorbeeld J-2 of J+0) en de ontvanger. Gebruik het potloodicoon om te bewerken, het prullenbakicoon om te verwijderen, of de handgreep om naar een andere positie te slepen.
VARIABELEN
Klik in bericht- en beschrijvingsvelden op Variabele toevoegen om gegevens in te voegen die automatisch worden ingevuld voor elke bewoner:
Voornaam van de bewoner en Achternaam van de bewoner
Voornaam van de ontvanger en Achternaam van de ontvanger
Naam van de vestiging
Voornaam van de rol… en Achternaam van de rol…, bijvoorbeeld de naam van de directeur van de instelling.
Een variabele verschijnt als een code in de editor, bijvoorbeeld :worksite. In de lopende workflow toont ze de echte waarde, bijvoorbeeld Démo France.
SOORTEN ACTIES
Tekst. Een bericht of instructie geschreven in de editor. U kunt een optionele bijlage toevoegen. De ontvanger voltooit de actie door op Markeren als voltooid te klikken.
E-mail. Een e-mail die automatisch naar de ontvanger wordt gestuurd. Acties van het type E-mail hebben geen herinneringsdatum.
Vragenlijst. Kies een van uw vragenlijsten in Selecteer een vragenlijst. Deze wordt naar de ontvanger gestuurd wanneer de actie start.
Tevredenheidscontrole. Kies een enquête in Selecteer een tevredenheidsenquête, of klik op Nieuwe tevredenheidscontrole aanmaken. Een tevredenheidscontrole bestaat meestal uit één vraag met een emoji-schaal om snel feedback te verzamelen.
Contentbibliotheek. Kies een item in Selecteer een item uit de contentbibliotheek. Het wordt gedeeld met de ontvanger wanneer de actie start. U kunt een beschrijving toevoegen.
Document om in te vullen. Vraag de ontvanger om documenten te uploaden.
Kies wie Verantwoordelijk is voor de opvolging, en diens Verantwoordelijk personeelstype.
Schrijf een Beschrijving waarin wordt uitgelegd wat moet worden ingevuld.
Klik onder Verwachte documenten op + Verwacht document toevoegen en geef elk een Documentnaam, bijvoorbeeld Ondertekend opnamecontract. Vink Verplicht aan als het moet worden geüpload. Minstens één verwacht document is vereist.
Optioneel kunt u onder Bijlagen van het in te vullen document op + Document klikken om formulieren toe te voegen die de ontvanger kan downloaden en invullen.
Evenement. Een evenement met een beschrijving.
Status van de bewoner wijzigen. Wijzigt de status van de bewoner naar Intake, Actief of Gearchiveerd op de triggerdatum, zodra een medewerker dit heeft gevalideerd. Deze actie wordt altijd toegewezen aan Managers/Medewerkers, kies dus een Personeelstype.
CONTROLEREN WIE WAT ONTVANGT
De tabbladen boven uw acties filteren ze op ontvanger: ALLE, MEDEWERKERS, HOOFDCONTACTPERSOON, FAMILIE en BEWONER. Elk tabblad toont een aantal, zodat u snel kunt controleren of een familie niet te veel in één keer ontvangt. Sorteren op datum herschikt de acties op triggerdatum.
OPSLAAN EN PUBLICEREN
Opslaan als concept — bewaart de workflow onder WORKFLOWS > Niet gepubliceerd. Deze kan nog niet worden gestart.
Opslaan en publiceren — verplaatst de workflow naar WORKFLOWS > Gepubliceerd, klaar om te starten.
Wijzigingen aan een sjabloon hebben alleen invloed op workflows die na het opslaan zijn gestart. Workflows die al lopen voor een bewoner veranderen nooit.
UW SJABLONEN BEHEREN
In het tabblad WORKFLOWS toont elk sjabloon de datum van aanmaken en laatste update, met de volgende iconen:
Bewerken (potlood) — opent de workflow om wijzigingen aan te brengen.
Dupliceren (kopie) — maakt een kopie om als uitgangspunt te gebruiken.
Starten (afspelen) — start de workflow voor bewoners. Alleen beschikbaar voor gepubliceerde workflows.
Verwijderen (prullenbak) — verwijdert de workflow. Groepsworkflows kunnen niet op vestigingsniveau worden verwijderd.
VEELGESTELDE VRAGEN
Ik heb het sjabloon gewijzigd. Worden lopende workflows bijgewerkt? Nee. Lopende workflows behouden de acties en waarden waarmee ze zijn gestart. Alleen workflows die na uw wijziging zijn gestart, gebruiken de nieuwe versie.
Tips.
Groepeer acties per fase (Vóór aankomst, Eerste week, Eerste maand) zodat de tijdlijn gemakkelijk te volgen is.
Gebruik de ontvangertabbladen tijdens het opbouwen om te controleren dat families niet te veel in één keer ontvangen.
Gebruik variabelen zodat elk bericht persoonlijk aanvoelt zonder extra moeite.
Begin vanaf een bestaande workflow met Dupliceren in plaats van alles vanaf nul op te bouwen.
GERELATEERDE ARTIKELEN
Workflows: een inleiding
Een workflow starten, voltooien en sluiten
Groepsworkflows: voor groepsbeheerders
Groepsworkflows: voor vestigingsmanagers
Een personeelstype toekennen aan een groepsgebruiker (HQ)