Wat zijn workflows
Een workflow is een herbruikbare sjabloon opgebouwd uit acties. Elke actie is een taak, bericht, formulier of documentverzoek, verzonden naar de juiste persoon een bepaald aantal dagen vóór of na de startdatum van de bewoner. Acties kunnen worden gegroepeerd in secties, zoals Vóór aankomst, Eerste week of Eerste maand.
Wanneer u een workflow start voor een bewoner, maakt Altra een lopende kopie speciaal voor hen aan. Het personeel en de families voltooien hun taken, en u volgt de voortgang op één pagina totdat de workflow is afgerond of gesloten.
Er zijn twee types workflows:
Bewoner — gekoppeld aan een bewoner en diens familie, bijvoorbeeld een opname-, kortverblijf- of intake-workflow.
Algemeen — niet gekoppeld aan een specifieke bewoner.
Workflows kunnen ook door uw groep worden opgezet en gedeeld met meerdere vestigingen. Zie Groepsworkflows: voor groepsbeheerders en Groepsworkflows: voor vestigingsmanagers.
Trefwoorden
Actie — één stap van een workflow: een bericht, enquête, documentverzoek, statuswijziging, enzovoort.
Sectie — een groep acties, gebruikt om de tijdlijn te organiseren.
Triggerdatum — het moment waarop een actie start, geteld in dagen vóór of na de startdatum van de bewoner.
Vervaldatum — de triggerdatum plus de herinneringsdagen. Na deze datum is de actie Te laat.
Versie — een bevroren kopie van een groepsworkflow, gemaakt bij elke publicatie door de groep (v1, v2, v3…).
Aanpassing — de wijziging door een vestiging van één veld van één actie in een groepsworkflow.
Documentslot — een benoemde plaatshouder voor een bestand dat elke vestiging zelf aanlevert, bijvoorbeeld Welkomstpakket.
Wie mag wat doen
Managers kunnen workflows op hun vestiging aanmaken, bewerken, publiceren, starten, voltooien, opnieuw toewijzen en sluiten.
Medewerkers zien en voltooien de acties die aan hen of hun rol zijn toegewezen. Om workflows voor bewoners te starten, hebben zij het recht Workflows mogen starten nodig. Een manager kan dit inschakelen bij Personen > Medewerker > Profiel bekijken.
Hoofdcontactpersonen, naasten en bewoners ontvangen de acties die aan hen zijn toegewezen, zoals een welkomstbericht of een document om te uploaden.
Groepsbeheerders stellen groepsworkflows samen, publiceren versies naar vestigingen, beheren documentsloten en bekijken aanpassingen vanuit het groepsportaal.
Vestigingsmanagers kunnen bepaalde velden van een groepsworkflow aanpassen voor hun vestiging en de groepsdocumenten van hun vestiging uploaden.
De pagina Workflows
Ga naar Kennis > Workflows. De pagina heeft vier tabbladen:
Actief — workflows die op dit moment voor bewoners lopen.
Gearchiveerd — workflows die zijn afgerond (Afgerond) of vroegtijdig gesloten (Gesloten).
Workflows — uw sjablonen, onderverdeeld in Gepubliceerd (klaar om te starten) en Niet gepubliceerd (concepten).
Groepsdocumenten (alleen voor workflows die door groepen worden beheerd) — bestanden die uw groepsworkflows nodig hebben van uw vestiging.
De knoppen Workflow starten en + Workflow aanmaken staan altijd rechtsboven.
Meldingen
Iedereen stelt zijn eigen meldingen in bij Instellingen > Mijn profiel, onder Pushmeldingen en E-mailmeldingen:
Meld mij wanneer er een nieuwe actie aan mij is toegewezen
Meld mij wanneer een actie vervalt (op de vervaldatum)
Meld mij eenmaal per week wanneer ik achterstallige acties heb
Updates van groepsworkflows: de workflow is bijgewerkt, een aanpassing is teruggezet of een document ontbreekt (alleen e-mail)
De e-mails over groepsworkflows zijn: Workflow bijgewerkt (de groep heeft een nieuwe versie gepubliceerd naar uw vestiging), Aanpassing teruggezet (een groepsbeheerder heeft één van uw aanpassingen teruggezet) en Document vereist (een documentslot heeft geen bestand). De instelling staat standaard aan. Als u deze uitzet, stopt dit alleen uw eigen e-mails; badges, waarschuwingen en rapporten blijven ongewijzigd.
Veelgestelde vragen
Een medewerker kan geen workflow starten. Schakel Workflows mogen starten in op diens profiel, onder Personen > Medewerkers.
Hoe activeren we groepsworkflows? Altra activeert dit per groep en zet eerst de bestaande groepsworkflows om, zodat geen enkele lokale wijziging verloren gaat. Neem contact op met Altra-support ([email protected]) om de overstap te plannen.
Gerelateerde artikelen
Een workflow aanmaken
Een workflow starten, voltooien en sluiten
Groepsworkflows: voor groepsbeheerders
Groepsworkflows: voor vestigingsmanagers
Een personeelstype toekennen aan een groepsgebruiker (HQ)