QUI PEUT L'UTILISER
Les responsables et les utilisateurs de groupe peuvent créer, modifier, publier et supprimer des gazettes.
Le personnel peut également effectuer ces actions, à condition que l'autorisation “peut gérer les Gazettes de l'établissement” soit activée dans son profil. Sans cette autorisation, il peut uniquement lire les gazettes publiées.
Les proches et les résidents ne voient que les gazettes publiées, et uniquement celles créées après l'arrivée du résident dans l'établissement.
NOUVEAUTÉS
Vous faites désormais la mise en page vous-même. Chaque page est une feuille A4 : ajoutez des lignes, choisissez le nombre de colonnes de chaque ligne et remplissez les colonnes avec du texte, des photos ou du contenu issu d'une publication.
La rubrique automatique des anniversaires disparaît. Si vous en voulez une, ajoutez un bloc de texte.
Les anciennes gazettes ne bougent pas. Celles réalisées avec l'ancien outil figurent toujours sur la même page et peuvent encore être ouvertes et modifiées. Les nouvelles gazettes utilisent toujours le nouvel éditeur.
CRÉER LA GAZETTE DE L'ÉTABLISSEMENT
Allez dans l'onglet Gazette établissement et cliquez sur Créer une gazette.
2. Saisissez le Titre de la Gazette. Vous pouvez aussi ajouter une Introduction et une Image de couverture. Ces deux éléments sont facultatifs et modifiables plus tard.
3. Cliquez sur Continuer. L'éditeur s'ouvre avec votre page de couverture et une première page composée d'une seule ligne occupant toute la largeur.
La Gazette utilise l'image de fond de votre groupe si elle est configurée. Sinon, le fond est blanc.
METTRE EN PAGE VOTRE GAZETTE
La page sur laquelle vous travaillez s'affiche au centre. Le panneau Pages, sur le côté, liste la page de couverture et toutes les autres pages de la Gazette.
Pages. Cliquez sur Ajouter une page pour ajouter une page avec une ligne occupant toute la largeur. A chaque page, utilisez les options Dupliquer la page ou Supprimer la page. Il doit toujours en rester au moins une.
Lignes et colonnes. Une ligne divise la page en colonnes, et vous pouvez empiler autant de lignes que vous le souhaitez. Cliquez sur Ajouter une ligne et choisissez 1, 2, 3 ou 4 colonnes égales, ou une colonne large et une étroite (1:2, 2:1, 1:3, 3:1). Sur une ligne, utilisez les options: Modifier les colonnes, Monter la ligne, Descendre la ligne ou Supprimer la ligne. Si vous passez à moins de colonnes, rien n'est supprimé : les blocs sont déplacés dans la dernière colonne.
Blocs. Chaque colonne contient des blocs. Cliquez sur Ajouter un module dans une colonne et choisissez Texte, Photo ou Depuis une publication. Survolez un bloc pour afficher sa barre : Monter, Descendre, faire glisser pour le déplacer ailleurs, ou Supprimer le bloc.
Texte. Cliquez sur un bloc de texte et commencez à écrire. Pendant la saisie, une petite barre d'outils au-dessus du bloc propose le gras,la taille de police, les liens et les autres options habituelles. Le titre et l'introduction de la couverture se modifient de la même façon, directement sur la couverture.
Photos. Déposez une photo sur un bloc photo, ou cliquez sur le bloc pour en choisir une depuis votre ordinateur (JPG, PNG ou WEBP, jusqu'à 12 Mo). La barre photo propose :
Remplacer la photo : insérer une autre image.
Largeur sur la page : un curseur pour rendre la photo plus étroite.
Alignement : placer une photo plus étroite à gauche, au centre ou à droite.
Recadrer : faites glisser les coins pour choisir ce que vous gardez. Votre photo d'origine est conservée, et le recadrage en crée une nouvelle.
Remplir la colonne : la photo occupe toute la colonne. Cela ne fonctionne que si la photo est seule dans sa colonne.
Contenu issu d'une publication. Choisissez Depuis une publication, ou cliquez sur Insérer depuis une publication, pour reprendre une publication récente. Recherchez-la par son texte, cochez les photos à conserver, adaptez le texte pour la gazette, puis cliquez sur Insérer dans la page. Le contenu est copié, et non lié : les modifications ultérieures de la publication d'origine ne changent jamais une gazette déjà envoyée.
La couverture. Cliquez sur la zone photo de la couverture pour ajouter ou remplacer la photo de couverture. Elle offre les mêmes options de largeur, d'alignement et de recadrage que les autres photos, et occupe l'espace laissé libre par le titre et l'introduction. Si l'introduction est trop longue pour la couverture, l'éditeur vous le signale. Dans ce cas, raccourcissez l'introduction ou réduisez la photo.
Arrière-plans. Cliquez sur Personnaliser l'arrière-plan, choisissez une Couleur ou une Image de fond, puis appliquez-la à Cette page ou à Toute la gazette. Réinitialiser rétablit l'arrière-plan de votre groupe.
Zoom. Utilisez Ajuster à la fenêtre pour voir une page entière, ou Taille réelle · 100 % pour voir les détails. Lorsque vous cliquez dans un bloc de texte, l'éditeur passe automatiquement à 100 % puis revient à l'affichage précédent une fois terminé.
Tout garder sur la page. Une page ne peut contenir que ce qui tient sur une feuille A4. Lorsqu'une ligne ne tient plus, elle passe automatiquement à la page suivante et un court message vous indique où elle se trouve. Si une seule ligne est plus haute qu'une page, l'éditeur propose Ajuster ou Couper ici. Couper ici conserve ce qui tient et déplace le reste dans une nouvelle ligne.
Taille d'écran. La modification nécessite un écran d'ordinateur portable ou de bureau ; une fenêtre trop étroite affiche un message à la place de l'éditeur. La lecture d'une gazette et le téléchargement du PDF fonctionnent sur tous les écrans.
ENREGISTRER, PUBLIER ET PARTAGER
Les boutons en haut de l'éditeur changent selon le statut de la gazette.
Pour un brouillon :
Enregistrer le brouillon : conserve votre travail, visible uniquement par les responsables et le personnel autorisé.
Publier : les familles et le personnel peuvent l'ouvrir depuis l'onglet Gazette de l'établissement. La publication seule n'envoie pas de notification.
Publier et ajouter en publication : la publie et la partage dans le fil d'actualité en même temps.
Pour une gazette publiée :
Enregistrer : enregistre vos modifications, et la gazette reste publiée.
Dépublier : la repasse en brouillon. Si elle avait été partagée en publication, la carte dans le fil indique que la gazette est indisponible jusqu'à ce que vous la publiez à nouveau.
Ajouter en publication, ou Partager à nouveau si elle a déjà été partagée.
La date de publication est affichée aux familles sur la gazette.
Ajouter la gazette en publication.
Choisissez les résidents dont les familles doivent la recevoir. Vous pouvez filtrer par service ou sélectionner tout le monde.
2. Choisissez les options de publication : Envoyer ce message aux personnes de confiance uniquement, Masquer les commentaires des autres proches, Désactiver les commentaires des proches sur cette publication.
3. Confirmez. Si la gazette est encore un brouillon, elle est publiée en même temps.
Les familles des résidents sélectionnés voient dans leur fil une carte avec la couverture, le titre et un bouton Lire, et reçoivent la notification habituelle de nouvelle publication. Si un membre du personnel qui n'a pas l'autorisation de publier partage une gazette, la publication attend la validation d'un responsable, comme toute autre publication.
PDF. Cliquez sur Exporter en PDF dans l'éditeur, ou sur Télécharger le PDF sur la page de la gazette. Le PDF comporte une page A4 par page de l'éditeur, avec la couverture en premier, prêt à imprimer ou à envoyer par e-mail. Après une modification de la gazette, le téléchargement suivant est généré à partir de la nouvelle version.
LIRE UNE GAZETTE
Les familles et le personnel ouvrent une gazette publiée depuis l'onglet Gazette de l'établissement, ou avec le bouton Lire de sa carte dans le fil. Elle s'affiche sur une seule colonne continue, avec un bouton Télécharger le PDF en haut.
GÉRER LES GAZETTES EXISTANTES
La page Gazette de l'établissement liste toutes les gazettes, y compris celles réalisées avec l'ancien outil. Pour chacune, vous voyez son statut (Brouillon ou Publiée), son créateur et la date de dernière modification.
Afficher : ouvre la gazette telle que les familles la voient.
Modifier : ouvre l'éditeur.
Dupliquer : crée une copie complète avec les pages, photos, textes et arrière-plan.Donnez un nom à la copie ; elle commence en brouillon. Pratique pour une gazette mensuelle qui garde la même mise en page.
Supprimer : demande d'abord une confirmation. Si la gazette avait été partagée en publication, sa carte reste dans le fil et indique que la gazette n'est plus disponible.
Conseils.
Partez de la gazette du mois précédent avec Dupliquer, puis remplacez le contenu.
Les photos jusqu'à 12 Mo sont acceptées, mais les photos plus légères se chargent plus vite et allègent le PDF.
Avant de publier, utilisez Ajuster à la fenêtre pour vérifier chaque page, et Afficher pour la voir comme un membre de la famille.
Une seule personne doit modifier une gazette à la fois. Si quelqu'un d'autre l'enregistre pendant que vous la modifiez, l'éditeur vous demande de recharger la page avant de pouvoir enregistrer.