La section visite a été créée pour être hautement personnalisable et vous permet de gérer les visites physiques aussi bien que les appels vidéos.
Type d’événement
Pour qu’elle soit utilisable par les familles, il faut d’abord que des types d’événements soient paramétrés. Prenons l’exemple d’appels vidéos:
Il peut y avoir jusqu'à 3 appels vidéos au même moment et qui démarrent à heure fixe, et les appels vidéos peuvent être réalisés entre 10h du matin et 18h. Un créneau vidéo dure au maximum 30 minutes avec une pause de 10 minutes entre chaque appel vidéo.
Les appels vidéos sont réservables 7 jours à l’avance, jusqu'à 6h avant le début de l’appel.
Vous pouvez également ajouter des exclusions d’horaires, pendant les repas, heures de soins, de sieste ou autre, à votre convenance.
Vous pouvez également ajouter des questions dans le formulaire, et en cas de type de visite physique, vous pouvez également ajouter des questions “Déclaration en personne” qui seront remplies par les collaborateurs lors de l’arrivée à l’établissement.
Avec les paramètres ci-dessus, les familles auront donc la possibilité de réserver comme suit:
L’option “Décaler les heures de début” permet de ne pas avoir les visites qui démarrent au même moment:
Dans notre exemple ici, cela signifie donc que si un visiteur réserve le créneau de 10h du matin, même si vous pouvez avoir 3 visites en même temps, le créneau de la visite suivante (ou de l’appel vidéo) n’est pas fixe et commencera 10 minutes plus tard (ou le temps que vous avez défini):
Visites et émargement
Les visites peuvent être réservées depuis 3 endroits:
L’application pour les proches, dans l’onglet visite
Par les collaborateurs, depuis l’onglet visite (pour les visites non planifiées):
Pour les visites non planifiées, le formulaire de “Déclaration en personne” est celui définit dans les Paramètres d’organisiationPar les proches qui visitent directement l’établissement et qui passent pas l’émargement digital, sur une tablette mise à disposition par exemple:
Vous pouvez à tout moment voir quelles sont les visites prévues pour un événement particulier ou pour toutes les réservations:
Et ainsi voir les réponses aux questions, ou remplir la déclaration en personne: