CE QUE C’EST
Un utilisateur de groupe peut désormais avoir un type de rôle, comme le personnel et les responsables. Avec un type de personnel, l’utilisateur de groupe reçoit les actions de parcours de ce rôle sur chaque site auquel il a accès.
Avant ce changement, les utilisateurs de groupe n’avaient aucun type de rôle. Ils pouvaient ouvrir les actions de parcours pour les superviser, mais aucune action ne leur était jamais assignée.
Chaque utilisateur de groupe a désormais besoin de l’un de ces deux paramètres :
Paramètre | À qui il s’adresse
| Ce qu’il obtient
|
Type de rôle | Une personne qui effectue un vrai travail sur les sites, par exemple une Responsable Qualité régionale | Les actions de parcours de son type de rôle, sur chaque site auquel elle a accès
|
Utilisateur HQ + Intitulé du poste | Le personnel du siège (HQ) qui supervise uniquement | Aucune action de parcours par rôle. Il conserve un intitulé de poste en texte libre, comme avant |
QUI PEUT LE DÉFINIR
Le type de rôle est défini par quelqu’un d’autre, jamais par l’utilisateur de groupe lui-même.
Qui
| Où
|
Un utilisateur de groupe avec la Permission de gérer d’autres utilisateurs de groupe
| Menu Utilisateurs de groupe → Ajouter un nouvel utilisateur de groupe, ou Voir le profil → Modifier l’utilisateur |
L’équipe Altra
| Admin › Utilisateurs de groupe
|
Toute personne pouvant changer le type d’utilisateur
| Changer le type d’utilisateur, quand un responsable ou un membre du personnel devient utilisateur de groupe
|
Un utilisateur de groupe ne peut pas modifier son propre type de rôle. Sur Mon profil, il peut le voir, mais le champ est grisé.
COMMENT DÉFINIR UN TYPE DE PERSONNEL
Vous choisissez un type de rôle par langue du groupe. Un site francophone utilise des types de rôle français (par exemple Infirmière), un site anglophone utilise les équivalents anglais (par exemple Nurse).
Ouvrez le menu Utilisateurs de groupe.
Cliquez sur Ajouter un nouvel utilisateur de groupe. Pour modifier un utilisateur existant, cliquez sur Voir le profil, puis Modifier l’utilisateur.
Sous Sites autorisés, cochez les sites auxquels cet utilisateur peut accéder.
Dans l’encadré Type de rôle, choisissez une option :
Type de rôle — laissez Utilisateur HQ décoché. Choisissez un type de rôle sur chaque ligne de langue. Sous chaque ligne, s’applique à : indique les sites de cette langue.
Utilisateur HQ — cochez Utilisateur HQ. Les lignes de langue disparaissent. Saisissez l’Intitulé du poste (obligatoire).
Enregistrez le formulaire.
Bon à savoir :
Une ligne est obligatoire. Elle est marquée d’un * rouge. C’est toujours la première ligne : la langue principale du groupe (l’anglais si l’un de ses sites utilise l’anglais).
Les autres lignes sont facultatives, mais lisez l’avertissement. Une ligne vide affiche : Aucun type de rôle pour le français : cet utilisateur ne sera assigné à aucune action de parcours à … (avec les noms des sites).
Altra remplit les lignes pour vous. Quand vous choisissez un type, les autres lignes vides qui proposent ce même type le reçoivent aussi.
Les lignes suivent les Sites autorisés. Une ligne de langue n’apparaît que tant que l’un de ses sites est coché. Si vous décochez tous ses sites, le type de rôle de cette langue est supprimé à l’enregistrement.
Le formulaire enregistre exactement ce qu’il affiche. Enregistrer comme Utilisateur HQ : les types de rôle sont supprimés. Enregistrer sans Utilisateur HQ : l’intitulé du poste est supprimé.
QUAND LE TYPE D’UTILISATEUR CHANGE
Responsable ou membre du personnel → utilisateur de groupe — le formulaire Changer le type d’utilisateur demande Utilisateur HQ ou un type de rôle, comme le formulaire d’utilisateur de groupe. Il pré-remplit le type de rôle actuel de la personne.
Utilisateur de groupe → responsable ou membre du personnel — le statut HQ, l’intitulé du poste et les types de personnel de groupe sont supprimés. Le formulaire du personnel pré-remplit le type de rôle pour la langue du site choisi.
CE QUI CHANGE DANS LES PARCOURS
Un utilisateur de groupe avec un type de rôle est traité comme un membre du personnel de ce type, sur chaque site auquel il a accès.
Quand un utilisateur de groupe reçoit-il une action ?
Quand un parcours démarre, l’utilisateur de groupe est assigné à une action seulement si toutes ces conditions sont réunies :
Il n’est pas Utilisateur HQ.
Le site appartient à son groupe et est coché dans ses Sites autorisés.
Le site a Famille et parcours activé.
Il a un type de rôle pour la langue de ce site.
L’action demande ce type de rôle, comme destinataire ou comme responsable.
Il reçoit alors l’action comme le personnel : elle apparaît dans Assigné à moi, elle compte dans son badge de tâches, et il reçoit l’email (si ses notifications sont activées, voir ci-dessous).
Autres règles
Actions « tout personnel/responsable » — une action sans type de personnel n’est jamais assignée aux utilisateurs de groupe. Ils ne reçoivent que les actions de leur propre type de rôle.
Parcours déjà en cours — quand un utilisateur de groupe reçoit un type de rôle, rien n’est ajouté aux parcours déjà démarrés. Aucun email, aucun badge. Mais il peut voir et compléter les actions correspondantes, comme un nouveau membre du personnel.
Actions sur d’autres sites — il peut ouvrir et compléter une action sur le site B, même si le site A est sélectionné (depuis Assigné à moi ou depuis l’email).
Créateur de parcours — un type de rôle détenu uniquement par des utilisateurs de groupe figure dans les listes de types de personnel, et ne déclenche pas l’avertissement « personne n’a ce rôle ». Les sélecteurs Réassigner proposent aussi l’utilisateur de groupe.
Perte d’un rôle — quand vous retirez son type de personnel, décochez un site ou cochez Utilisateur HQ, il est retiré des actions obtenues grâce à ce rôle.
Les notifications sont désactivées pour les nouveaux utilisateurs de groupe
Un nouvel utilisateur de groupe démarre avec toutes les notifications email et push de parcours désactivées. Pour les recevoir, l’utilisateur de groupe ouvre Mon profil pendant qu’un site avec des parcours est sélectionné, et active les notifications voulues (par exemple Me notifier quand une nouvelle action m’est assignée). Les utilisateurs de groupe existants conservent leurs paramètres.
Liste Responsable › Responsables
Un utilisateur de groupe avec un type de rôle apparaît aussi dans Responsable › Responsables de chaque site auquel il a accès, avec une étiquette grise Groupe. Cette ligne est en lecture seule : les responsables ne peuvent ni la modifier ni la supprimer depuis cet écran. Les Utilisateurs HQ, et les utilisateurs de groupe sans type de rôle pour la langue de ce site, n’y figurent pas.
CE QUE VOIT L’UTILISATEUR DE GROUPE
Mon profil (web) — un champ Type de rôle grisé. Il affiche chaque type avec sa langue, par exemple Nurse (EN), Infirmière (FR), ou Utilisateur HQ. L’utilisateur de groupe ne peut pas le modifier. Il peut toujours modifier son numéro de téléphone.
Application mobile — là où l’application affiche un type de rôle, c’est celui de la langue du site sélectionné.
Liste et profil des utilisateurs de groupe (pour les utilisateurs qui gèrent d’autres utilisateurs de groupe) — un badge d’avertissement quand une langue n’a pas de type de personnel.
Jaune — certaines langues n’ont pas de type de rôle. L’utilisateur ne reçoit aucune action sur ces sites.
Rouge — aucun type de rôle du tout. L’utilisateur ne reçoit aucune action de parcours nulle part.
FOIRE AUX QUESTIONS
Que deviennent les utilisateurs de groupe créés avant ce changement ?
Ils n’ont aucun type de rôle et ne sont pas Utilisateurs HQ. Ils ne reçoivent donc aucune action de parcours, et la liste des utilisateurs de groupe affiche un avertissement rouge. Rien ne change tant que vous ne les modifiez pas. La prochaine fois que vous enregistrez leur compte, vous devez choisir un type de rôle ou cocher Utilisateur HQ.
Un utilisateur de groupe n’a pas reçu d’action. Pourquoi ?
Vérifiez les 5 points de Quand un utilisateur de groupe reçoit-il une action ? ci-dessus. Les raisons les plus courantes :
C’est un Utilisateur HQ.
Le site n’est pas coché dans ses Sites autorisés.
Il n’a pas de type de rôle pour la langue de ce site (cherchez l’avertissement jaune).
L’action n’a pas de type de personnel (« tout personnel/responsable »).
Le parcours a démarré avant qu’il obtienne le type de rôle. Il peut toujours voir et compléter l’action, mais elle ne lui a pas été assignée.
Un utilisateur de groupe reçoit des actions mais aucun email. Pourquoi ?
Les nouveaux utilisateurs de groupe démarrent avec les emails et notifications push de parcours désactivés. Demandez-leur de les activer dans Mon profil.
Un utilisateur de groupe est absent de Responsable › Responsables. Pourquoi ?
Seuls les utilisateurs de groupe avec un type de rôle pour la langue de ce site y figurent. Les Utilisateurs HQ et les utilisateurs de groupe sans accès au site n’y figurent pas.
Pourquoi ne puis-je pas supprimer un type de personnel ?
Un type de rôle détenu par un membre du personnel, un responsable ou un utilisateur de groupe ne peut pas être supprimé. Dans Admin › Types de personnel, son bouton Supprimer est masqué.
Un site a changé de langue. Que dois-je vérifier ?
Les utilisateurs de groupe peuvent n’avoir aucun type de rôle pour la nouvelle langue. Quand l’équipe Altra enregistre le site, Altra affiche un avertissement avec le nombre d’utilisateurs de groupe concernés. Modifiez ces utilisateurs et remplissez la nouvelle ligne de langue.
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