Un parcours de groupe est créé une seule fois par le groupe et partagé avec les sites de votre choix. Il est publié sous forme de versions numérotées (v1, v2, v3…). Chaque publication fait passer les sites ciblés à la nouvelle version, mais chaque site conserve ses propres petites modifications, ses personnalisations, par-dessus. Une nouvelle publication ne les supprime jamais.
OÙ LE TROUVER
Ouvrez Parcours de groupe dans le portail du groupe. Il comporte six onglets :
Publiés : les parcours que les sites peuvent utiliser.
Non publiés : jamais publiés, ou retirés de tous les sites.
Archivés : parcours archivés. Les sites ne les voient plus.
Paramètres des parcours : activez ou désactivez des parcours pour les sites.
Documents du groupe : créez et gérez les emplacements de document.
Audit : un journal de chaque modification : qui l’a faite, quand, et ce qui a changé.
MODIFIER UN PARCOURS
Ouvrez un parcours et modifiez-le comme d’habitude. Vos modifications sont un brouillon : les sites ne les voient qu’après publication, et la liste affiche une pastille Modifications non publiées. En attendant, les sites continuent d’utiliser la dernière version publiée.
PUBLIER UNE NOUVELLE VERSION
Cliquez sur Publier sur le parcours dans la liste, ou sur Enregistrer et publier dans l’éditeur.
Choisissez les sites ou les clusters qui doivent la recevoir, puis cliquez sur Publier.
Consultez l’aperçu, qui montre exactement ce que cette publication va modifier.
Cliquez sur Confirmer la publication, ou sur Retour pour changer votre sélection.
Ce que montre l’aperçu :
Le numéro de la nouvelle version et le nombre de sites qui la reçoivent, par exemple Publier la version 3 sur 12 site(s).
Le nombre d’actions Ajoutées, Modifiées, Supprimées ou Déplacées.
Nouveaux sites : les sites qui reçoivent ce parcours pour la première fois.
Personnalisations de site qui conserveront leur valeur locale : les champs modifiés à la fois par le site et par le groupe. La valeur du site l’emporte, et le site est informé que la version du groupe a changé.
Personnalisations qui seront archivées : les personnalisations portant sur des actions que vous avez supprimées.
Champs obligatoires encore vides : vous ne pouvez pas publier tant qu’ils ne sont pas remplis.
Les documents ne figurent jamais dans l’aperçu. Chaque site gère lui-même ses documents manquants. Si rien n’a changé depuis la dernière publication, l’aperçu l’indique.
LE RAPPORT DE PUBLICATION
Après votre confirmation, Altra ouvre le Rapport de publication et publie en arrière-plan, un site à la fois. La page s’actualise d’elle-même.
Publication en cours… : toujours en cours d’exécution.
Publié sur tous les sites : terminé. Chaque site est listé avec sa version, et les nouveaux sites sont signalés.
N site(s) en échec : certains sites n’ont pas reçu la mise à jour. Cliquez sur Relancer les sites en échec ; les autres sites ne sont pas affectés. Un site est toujours entièrement sur l’ancienne version ou entièrement sur la nouvelle, jamais entre les deux.
Le rapport liste aussi les personnalisations archivées par cette publication. Dans la liste, un parcours avec des échecs affiche une pastille rouge N site(s) en échec qui renvoie vers le rapport. Une fois que tout a réussi, elle devient un lien gris vers le rapport.
LA PAGE DES SITES
Cliquez sur la pastille N site(s) d’un parcours publié pour voir, pour chaque site :
La version qu’il utilise.
Son statut : Actif, Non publié (vous l’avez arrêté à cet endroit), En attente de la prochaine publication (ciblé, mais ne l’a pas encore reçu) ou Plus ciblé (retiré de votre sélection, mais utilise toujours sa version actuelle).
Le nombre de personnalisations qu’il a faites et le nombre de parcours en cours.
Depuis cette page, vous pouvez Dépublier un site : plus aucun nouveau parcours ne peut démarrer à cet endroit, les parcours en cours se terminent normalement et ses personnalisations sont conservées. Republier lui redonne le parcours avec la dernière version et ses personnalisations restaurées.
Retirer un site de votre sélection ne lui retire pas le parcours ; utilisez Dépublier pour cela. Lorsque vous publiez sur un cluster, un site qui le rejoint plus tard ne reçoit le parcours qu’à votre prochaine publication.
EXAMINER ET RÉINITIALISER LES PERSONNALISATIONS
Un parcours avec des modifications locales affiche une pastille N personnalisation(s). Cliquez dessus pour ouvrir le rapport des Personnalisations :
Chaque ligne indique l’action, son type, le champ modifié et le nombre de sites qui l’ont modifié.
Les actions de type e-mail portent la mention e-mail envoyé automatiquement. Une modification à cet endroit atteint les proches : examinez-la avec soin.
Cliquez sur N site(s) sur une ligne pour voir la valeur de chaque site, qui l’a modifiée et quand.
Exporter en CSV télécharge le rapport.
Un rôle d’assigné qui n’existe plus s’affiche comme rôle invalide. La valeur du groupe s’applique jusqu’à ce que le site le corrige.
Pour forcer un champ à reprendre la valeur du groupe partout, cliquez sur Réinitialiser sur les N site(s) et saisissez RESET pour confirmer. Cela supprime les personnalisations de ce champ sur tous les sites et envoie un e-mail à leurs responsables. Il n’existe pas de bouton pour réinitialiser un parcours entier ; c’est voulu.
EMPLACEMENTS DE DOCUMENT
Un emplacement de document est un espace nommé pour un fichier que chaque site fournit, par exemple Plan d’évacuation incendie du site ou Livret d’accueil. Gérez les emplacements dans l’onglet Documents du groupe :
Cliquez sur Créer un emplacement, donnez-lui un nom (unique dans votre groupe) et, si vous le souhaitez, téléversez un fichier par défaut.
Les sites qui n’ont pas téléversé leur propre fichier utilisent celui par défaut. Sans fichier par défaut, un site doit téléverser un fichier avant de pouvoir démarrer le parcours.
Chaque carte d’emplacement affiche une barre de couverture : combien de sites sont liés (ont leur propre fichier), utilisent le fichier par défaut ou n’ont pas de fichier. Voir les sites montre lesquels n’en ont pas, et CSV télécharge la liste.
Modifier renomme l’emplacement, ou téléverse, remplace ou supprime le fichier par défaut. Renommer ne casse jamais les fichiers déjà téléversés par les sites.
Archiver masque l’emplacement à tous les sites, mais seulement lorsqu’aucun parcours publié ne l’utilise plus. Retirez-le d’abord du parcours, puis publiez.
Si vous supprimez un fichier par défaut, les sites sans fichier propre ne peuvent plus démarrer les parcours qui utilisent cet emplacement, et leurs responsables reçoivent un e-mail.
PIÈCES JOINTES DANS LES ACTIONS
Dans l’éditeur, les actions de type Texte, Événement et Document à remplir ont un bloc Pièce jointe avec trois choix :
Aucune : pas de pièce jointe.
Fichier fixe : le même fichier pour tous les sites. Un nouveau téléversement le remplace partout.
Emplacement de document : choisissez un emplacement, ou créez-en un sur place. Chaque site fournit ensuite son propre fichier.
Si des sites ont déjà remplacé un fichier fixe par le leur, l’éditeur affiche un bandeau : N site(s) ont remplacé ce fichier fixe. Cliquez sur Convertir en emplacement de document et choisissez un emplacement. À la publication, chacun de ces sites conserve son fichier, désormais lié à cet emplacement.
ARCHIVER OU DUPLIQUER
Archiver masque le parcours à tous les sites, de sorte que personne ne peut le démarrer. Les parcours en cours se terminent normalement et leur historique est conservé. Retrouvez-le sous Archivés. Seul un parcours qui n’a jamais été publié peut être supprimé.
Dupliquer crée un nouveau brouillon avec la même structure. Les cibles, les personnalisations et l’historique de publication ne sont pas copiés.
AUDIT
L’onglet Audit liste chaque modification dans votre groupe : publications, modifications, personnalisations, réinitialisations, changements d’emplacements et téléversements de documents. Filtrez par parcours ou utilisez la recherche. Chaque entrée indique qui a fait la modification, quand, ainsi que les anciennes et nouvelles valeurs.
QUESTIONS FRÉQUENTES
Je ne peux pas archiver un emplacement de document. Au moins un parcours publié l’utilise encore, et l’erreur indique lesquels. Retirez l’emplacement de ces parcours, publiez, puis archivez-le.
Un nouveau site a rejoint mon cluster mais n’a pas le parcours. Les sites ne rejoignent qu’à la publication suivante. Ouvrez le parcours, cliquez sur Publier et confirmez ; l’aperçu montre le nouveau site sous Nouveaux sites.
Comment activer les parcours de groupe ? Altra l’active pour chaque groupe et convertit d’abord les parcours de groupe existants, afin qu’aucune modification locale ne soit perdue. Contactez le support Altra pour planifier le passage.
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