CRÉER LE PARCOURS
Sur la page Parcours, cliquez sur + Créer un parcours.
Saisissez un nom de parcours, par exemple Admission – séjour long.
Choisissez le type de parcours : Résident ou Général.
Ajoutez des sections et des actions (voir ci-dessous).
Cliquez sur Enregistrer comme brouillon ou Enregistrer et publier.
Votre travail est enregistré automatiquement au fur et à mesure, et la barre du bas indique la dernière date d’enregistrement.
AJOUTER DES SECTIONS
Cliquez sur Ajouter une section, puis cliquez sur Nom de la section dans la barre colorée et saisissez un nom. La barre indique le nombre d’actions que contient la section. Utilisez la flèche pour la réduire ou la développer, l’icône de corbeille pour la supprimer, et la poignée à gauche pour la faire glisser dans un autre ordre. Réduire toutes les sections et Développer toutes les actions permettent de tout ouvrir ou fermer en une fois.
AJOUTER DES ACTIONS
Cliquez sur + Ajouter une action à l’intérieur d’une section, ou sur Ajouter une action dans la barre du bas. Chaque action comporte les champs suivants :
Titre de l’action — ce que les gens verront, par exemple Message de bienvenue à la famille.
Type d’action — ce que fait l’action (voir Types d’action ci-dessous).
Destinataire — qui la reçoit : Managers/Collaborateurs, Tous les proches, Proche principal ou Résident. Vous pouvez en choisir plusieurs. Si vous choisissez Managers/Collaborateurs, un champ Type de personnel apparaît : choisissez le ou les rôles, par exemple Adjoint(e) de Direction ou Animateur/trice. Toute personne ayant ce rôle sur le site reçoit l’action.
Date de déclenchement et Avant / Après la date d’arrivée — quand l’action démarre. Par exemple, 2 et Jours avant signifie deux jours avant la date d’arrivée. 0 et Après signifie le jour même de la date d’arrivée.
Date de rappel (jours après la date de déclenchement) — le nombre de jours dont dispose le destinataire avant que l’action arrive à échéance. La valeur par défaut est 3.
Cliquez sur Enregistrer en bas de l’action. Elle se réduit en une carte affichant son numéro, son titre, son délai (par exemple J-2 ou J+0) et son destinataire. Utilisez l’icône crayon pour la modifier, l’icône corbeille pour la supprimer, ou la poignée pour la faire glisser à une autre position.
VARIABLES
Dans les champs de message et de description, cliquez sur Ajouter une variable pour insérer des informations qui se remplissent automatiquement pour chaque résident :
Prénom du résident et Nom du résident
Prénom du destinataire et Nom du destinataire
Nom du site
Prénom du rôle… et Nom du rôle…, par exemple le nom du directeur de l’établissement.
Une variable apparaît comme un code dans l’éditeur, par exemple :worksite. Dans le parcours en cours, elle affiche la valeur réelle, par exemple Démo France.
TYPES D’ACTION
Texte. Un message ou une instruction rédigé dans l’éditeur. Vous pouvez ajouter une pièce jointe facultative. Le destinataire la complète en cliquant sur Marquer comme terminé.
Email. Un email envoyé automatiquement au destinataire. Les actions de type Email n’ont pas de date de rappel.
Questionnaire. Choisissez l’un de vos questionnaires dans Sélectionner un questionnaire. Il est envoyé au destinataire quand l’action démarre.
Contrôle de satisfaction. Choisissez un sondage dans Sélectionner un sondage de satisfaction, ou cliquez sur Créer un nouveau contrôle de satisfaction. Un contrôle de satisfaction comporte généralement une seule question à échelle d’émojis pour recueillir un retour rapide.
Bibliothèque de contenu. Choisissez un élément dans Sélectionner un élément de la bibliothèque de contenu. Il est partagé avec le destinataire quand l’action démarre. Vous pouvez ajouter une description.
Document à remplir. Demandez au destinataire de téléverser des documents.
Choisissez qui est Responsable du suivi, et son Type de personnel responsable.
Rédigez une Description expliquant ce qui doit être rempli.
Sous Documents attendus, cliquez sur + Ajouter un document attendu et donnez à chacun un Nom de document, par exemple Contrat d’admission signé. Cochez Obligatoire s’il doit être téléversé. Au moins un document attendu est requis.
Facultativement, sous Pièces jointes du document à remplir, cliquez sur + Document pour ajouter des formulaires que le destinataire pourra télécharger et remplir.
Événement. Un événement accompagné d’une description.
Changer le statut du résident. Change le statut du résident en Intégration, Actif ou Archivé à la date de déclenchement, une fois qu’un membre du personnel l’a validé. Cette action est toujours assignée aux Responsables/Collaborateurs, choisissez donc un Type de personnel.
VÉRIFIER QUI REÇOIT QUOI
Les onglets au-dessus de vos actions les filtrent par destinataire : TOUS, COLLABORATEURS, PROCHE PRINCIPAL, FAMILLE et RÉSIDENT. Chaque onglet affiche un nombre, ce qui permet de vérifier rapidement qu’une famille ne reçoit pas trop de choses à la fois. Trier par date réorganise les actions selon la date de déclenchement.
ENREGISTRER ET PUBLIER
Enregistrer comme brouillon — conserve le parcours sous PARCOURS > Non publié. Il ne peut pas encore être démarré.
Enregistrer et publier — le déplace vers PARCOURS > Publié, prêt à démarrer.
Les modifications apportées à un modèle n’affectent que les parcours démarrés après leur enregistrement. Les parcours déjà en cours pour un résident ne changent jamais.
GÉRER VOS MODÈLES
Dans l’onglet PARCOURS, chaque modèle indique sa date de création et de dernière mise à jour, avec les icônes suivantes :
Modifier (crayon) — ouvre le parcours pour y apporter des modifications.
Dupliquer (copie) — crée une copie à utiliser comme point de départ.
Démarrer (lecture) — le démarre pour des résidents. Disponible uniquement pour les parcours publiés.
Supprimer (corbeille) — le supprime. Les parcours de groupe ne peuvent pas être supprimés au niveau du site.
FOIRE AUX QUESTIONS
J’ai modifié le modèle. Les parcours en cours vont-ils être mis à jour ? Non. Les parcours en cours conservent les actions et les valeurs avec lesquelles ils ont démarré. Seuls les parcours démarrés après votre modification utilisent la nouvelle version.
Astuces.
Regroupez les actions par étape (Avant l’arrivée, Première semaine, Premier mois) pour que la chronologie soit facile à suivre.
Utilisez les onglets de destinataire pendant la création pour vérifier que les familles ne reçoivent pas trop de choses à la fois.
Utilisez des variables pour que chaque message paraisse personnalisé sans effort supplémentaire.
Partez d’un parcours existant avec Dupliquer plutôt que de tout créer depuis zéro.
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