QUE SONT LES PARCOURS
Un parcours est un modèle réutilisable composé d'actions. Chaque action est une tâche, un message, un formulaire ou une demande de document, envoyé à la bonne personne un certain nombre de jours avant ou après la date d'arrivée du résident. Les actions peuvent être regroupées en sections, par exemple Avant l'arrivée, Première semaine ou Premier mois.
Quand vous démarrez un parcours pour un résident, Altra crée une copie en cours d'exécution rien que pour lui. Le personnel et les familles complètent leurs tâches, et vous suivez l'avancement sur une seule page jusqu'à ce que le parcours soit terminé ou clôturé.
Il existe deux types de parcours :
Résident — lié à un résident et à sa famille, par exemple un parcours d'admission, de séjour court ou d'intégration.
Général — non lié à un résident en particulier.
Les parcours peuvent aussi être créés par votre groupe et partagés avec plusieurs sites. Voir Parcours de groupe : pour les administrateurs de groupe et Parcours de groupe : pour les responsables de site.
Mots-clés
Action — une étape d'un parcours : un message, un sondage, une demande de document, un changement de statut, etc.
Section — un groupe d'actions, utilisé pour organiser la chronologie.
Date de déclenchement — le moment où une action démarre, compté en jours avant ou après la date d'arrivée du résident.
Date d'échéance — la date de déclenchement plus les jours de rappel. Passé cette date, l'action est En retard.
Version — une copie figée d'un parcours de groupe, créée à chaque publication du groupe (v1, v2, v3…).
Personnalisation — la modification par un site d'un champ d'une action dans un parcours de groupe.
Emplacement de document — un espace réservé nommé pour un fichier que chaque site fournit lui-même, par exemple Kit de bienvenue.
QUI PEUT FAIRE QUOI
Les managers peuvent créer, modifier, publier, démarrer, terminer, réassigner et clôturer des parcours sur leur site.
Les collaborateurs voient et complètent les actions qui leur sont assignées ou assignées à leur rôle. Pour démarrer des parcours pour des résidents, il leur faut la permission Peut démarrer des parcours. Un manager peut l'activer dans Personnes > Collaborateur> Voir le profil.
Les proches principaux, les proches et les résidents reçoivent les actions qui leur sont assignées, comme un message de bienvenue ou un document à téléverser.
Les administrateurs de groupe créent les parcours de groupe, publient des versions sur les sites, gèrent les emplacements de document et consultent les personnalisations depuis le portail du groupe.
Les managers de site peuvent personnaliser certains champs d'un parcours de groupe pour leur site et téléverser les documents de groupe de leur site.
LA PAGE PARCOURS
Allez dans Connaissances> Parcours. La page comporte quatre onglets :
ACTIF — les parcours en cours d'exécution pour des résidents, en ce moment.
ARCHIVÉ — les parcours terminés (TERMINÉ) ou clôturés avant la fin (CLÔTURÉ).
PARCOURS — vos modèles, répartis en Publié (prêt à démarrer) et Non publié (brouillons).
DOCUMENTS DE GROUPE (uniquement pour les parcours gérés par des groupes) — les fichiers dont vos parcours de groupe ont besoin pour votre site.
Les boutons Commencer un parcours et + Créer un parcours sont toujours en haut à droite.
NOTIFICATIONS
Chaque personne choisit ses propres notifications dans Réglages> Mon profil, sous Notifications push et Notifications par email :
Me notifier quand une nouvelle action m'est assignée
Me notifier quand une action arrive à échéance (à la date d'échéance)
Me notifier une fois par semaine quand j'ai des actions en retard
Mises à jour des parcours de groupe : le parcours est mis à jour, une personnalisation est réinitialisée ou un document est manquant (email uniquement)
Les emails de parcours de groupe sont : Parcours mis à jour (le groupe a publié une nouvelle version sur votre site), Personnalisation réinitialisée (un administrateur de groupe a réinitialisé l'une de vos personnalisations) et Document requis (un emplacement de document n'a pas de fichier). Le paramètre est activé par défaut. Le désactiver n'arrête que vos propres emails ; les badges, avertissements et rapports restent inchangés.
FOIRE AUX QUESTIONS
Un membre du personnel ne peut pas démarrer de parcours. Activez Peut démarrer des parcours dans son profil, sous Personnes > Collaborateurs.
Comment activer les parcours de groupe ? Altra l'active pour chaque groupe et convertit d'abord les parcours de groupe existants, afin qu'aucune modification locale ne soit perdue. Contactez le support Altra ([email protected]) pour planifier la transition.
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